Como as empresas de digitalização podem ajudar sua organização.

 em Novidades

Com este artigo, entenda quais são os riscos que sua empresa corre em não digitalizar os documentos.

Realizar a digitalização de documentos é importante para não perder nada, além de trazer diversos benefícios. Continue lendo para saber mais.

Manter o controle e o armazenamento das informações que circulam em sua empresa é fundamental para o crescimento da mesma. O acúmulo de arquivos físicos acaba por contrariar essa evolução, uma vez que, representa riscos para o bom andamento dos processos se não for administrado com cuidado. Levando em conta essa realidade, a não utilização de um sistema próprio para a digitalização de documentos deixa o negócio desprotegido de situações comuns de acordo com o cotidiano empresarial.

Realizar a gestão de uma empresa é uma tarefa um tanto quanto complexa, já que apresenta novos desafios diariamente. Com a expansão dos negócios, é natural que a quantidade de papel utilizada também aumente.

Desta maneira, é comum que atividades mais simples, como a consulta a um documento, comecem a ficar mais complicadas, fazendo com que o processo seja prejudicado, atrapalhando o andamento e a produtividade da organização.

Já é possível introduzir tecnologias de ponta para realizar o armazenamento de documentos e contribuir com a gestão eletrônica. O melhor de tudo é que essas inovações trazem diversos ganhos para a organização, como: melhor distribuição de mão de obra, aumento da produtividade e redução de despesas.

Com o decorrer dos anos, não aderir à digitalização de documentos pode resultar em prejuízos consideráveis para empresa. Por esse motivo, a CASSDOC preparou uma lista de riscos que podem ser enfrentados caso não seja realizada a digitalização.

1- Desastres

Todas as instalações físicas estão sujeitas a perigos, como incêndio, enchentes, ou outros desastres. A guarda eletrônica é uma garantia da empresa contra esse tipo de risco, uma vez que os arquivos ficam guardados em um servidor.

2- Segurança

Existem dois tipos de riscos quando o assunto é segurança das informações: acesso indevido e perda de dados. A primeira acontece quando os colaboradores possuem acesso à papelada que não deveria ser disponibilizada para todos os cargos. Com o arquivamento digital é possível criar barreiras que de acesso para proteger esse tipo de dados.

3- Produtividade

Quando uma informação não é acessada com velocidade, percebe-se uma queda na produtividade. Uma atividade que poderia ser realizada em poucos minutos, no caso de pesquisar o dado através do software, consome muito tempo do colaborador que precisa buscar a informação no arquivo.

4- Armazenagem

Acumular papéis significa ter à disposição dependências físicas para armazenar todo o conteúdo, o que pede um investimento elevado. Isso muda quando se trata de armazenamento digital.
A CASSDOC é uma empresa que realiza digitalização, triagem e armazenamento de documentos. Oferecemos qualidade e garantimos sigilo. Conheça mais em: www.cassdoc.com.br

Postagens Recentes

Deixe um Comentário

Entre em contato

Em caso de dúvidas, entre em contato conosco

Como funciona a guarda de documentos

Desenvolvido por: INSIGHT