Como funciona a guarda de documentos

 em Novidades

É necessário que as empresas guardem documentos por anos, porém, o volume desse acervo só tende a crescer, e com isto os espaços para armazenagem  geram custos altos, para as organizações. A solução encontrada para esse problema foi a guarda documental em plataformas digitais.

Com a ajuda das tecnologias, conseguimos segmentar o fluxo documental para que impacte o mínimo possível na rotina diária de manuseio de papeis, reduzindo as impressões em papéis.

Notamos um momento de renovo, as empresas estão aplicando e fazendo uso de novas tecnologias, que tornem o acesso o mais rápido aos dados, reduzindo assim, a burocracia que existia anteriormente nos processos internos.

A adoção de plataformas digitais trazem muitos outros benefícios para a organização. A CASSDOC listou algumas das vantagens trazidas pelo método.

1- Otimize o tempo dos seus funcionários

Realizar a mudança de documentos físicos para digitais, pode parecer um pouco assustador no início, afinal, nem todas as pessoas são íntimas de tecnologias, porém, isso auxiliará na redução de tempo gasto com uma série de tarefas.

Por este motivo é necessário treinar as equipes internas responsáveis pelos documentos das organizações, pois facilita a inserção de documentos em um sistema que seja parametrizado, para capturar as informações relativas a cada documento.

A digitalização também faz com que o relacionamento interno nas organizações seja melhorado com todos os setores envolvidos, já que os responsáveis por tomadas de decisões, conseguem acessar facilmente os dados com precisão.

Além do ganho, na redução de tempo dedicado a organização do arquivo. O acesso ao documento também é um fator decisivo, tanto as organizações como seus clientes, ganham em produtividade em diversos níveis, já que todos estarão mais disponíveis para cumprir outras tarefas e otimizar o tempo antes utilizado.

2- O investimento será menor

Tempo é um bem precioso. E certamente, o lema de muitos empresários. Quando a equipe se torna mais produtiva, é otimizar estes resultados, para diminuir  

os custos do processo com eficiência e lucratividade.

É importante ter em mente que o processo de digitalização é seguro, desde que a parceria seja celebrada com empresas idôneas, ao celebrar contrato de gestão dos documentos e informações de seus clientes.

3- Preocupação com fatores ambientais

Um dos conceitos mais relevantes no mercado atualmente é a sustentabilidade. Mais do que nunca, está se tornando necessário compreender e controlar e impacto que seu negócio possui no meio ambiente.

O processo de digitalização documental também serve para fazer com que sua empresa absorva princípios sustentáveis.

A redução ou extinção do uso de papéis faz com que a empresa gere menos impactos ambientais, já que acontece a diminuição do uso de recursos ambientais.

Além disso, com os arquivos digitalizados, não é necessário se preocupar com o aluguel de espaços maiores para realizar a armazenagem, permitindo que não exista deslocamento, já que o uso de veículos emite poluentes na atmosfera.

4- Garantia de que nada acontecerá com a documentação

Uma empresa que guarda todos os seus documentos em um armazém, corre o risco de passar por desastres naturais, incêndios ou enchentes, podendo até, perder definitivamente todos os dados acomodados no ambiente.

Já com os documentos digitais, isso não acontece devido à facilidade de realizar o backup das informações, permitindo que o mesmo documento seja enviado para diversos servidores ao mesmo tempo, garantindo que se algum sofrer avarias, o outro não perderá os dados informacionais de nossos clientes.

É possível também, que ser programados backups, oferecendo mais inteligência e conveniência para o processo.

5- Controle eficiente das etapas

Utilizar o workflow dentro da organização é de extrema importância, afinal, ele é responsável por facilitar o controle preciso das etapas. A partir desse ponto de vista, o documento digital se torna útil para aumentar a segurança pelo fato de permitir que as etapas do processo sejam bem definidas.

A aquisição de um certificado digital adequado permite confiabilidade, garantindo que todas as informações passadas sejam idôneas e de validade jurídica ao decorrer dos processos.

Todas as informações inseridas no documento são encaminhadas para um software de gerenciamento, facilitando o monitoramento das informações apresentadas, já que ele é responsável por realizar essa atividade de maneira automatizada.

A mobilidade também está presente neste tópico, já que os documentos poderão ser acessados de qualquer local, bastando possuir as informações de login do software de armazenamento para realizar suas tarefas.

6- Evolução das tecnologias existentes

O uso de documentos digitalizados tem uma ligação forte com a evolução tecnológica dos processos, isso porque, para utilizar os processos da melhor forma, é importante que exista uma estrutura que conta desde a aquisição dos programas utilizados, até a aquisição de um certificado digital. Outro ponto importante é o desenvolvimento de uma relação entre os funcionários e as novas tecnologias, passando por treinamentos para aprender a lidar com as novas metodologias.

Assim que as organizações passam a perceber as primeiras vantagens de se utilizar meios digitais, é natural que ela passe a digitalizar e automatizar outras etapas da empresa, permitindo uma evolução tecnológica consistente e abrangente.

7- Preservação da memória institucional

Manter todos os documentos da empresa bem organizados e digitalizados garante que a memória institucional de valor histórico seja preservada desde documentação inicial, que pode, conter fichas técnicas de todo o desenvolvimento da história organizacional.

O uso de documentos digitais acaba tem se tornado muito vantajoso para as empresas, já que auxiliam na produtividade, diminui custos e também melhora a segurança em geral. Essa é uma maneira fácil de trazer a evolução tecnológica para seu negócio, de maneira que, os resultados positivos sejam percebidos diariamente.

Conheça a CASSDOC e integre sua empresa no mundo digital: www.cassdoc.com.br

Postagens Recentes

Deixe um Comentário

Entre em contato

Em caso de dúvidas, entre em contato conosco

Por que digitalizar os documentos da sua empresa?Como as empresas de digitalização podem ajudar sua organização.

Desenvolvido por: INSIGHT